Fiche de Présence Assistante Maternelle — Modèle Gratuit

En bref — La fiche de présence est le document mensuel qui enregistre les heures d'arrivée et de départ réelles de l'enfant chez l'assistante maternelle. Elle est indispensable pour calculer le salaire, identifier les heures complémentaires et préparer la déclaration PAJEMPLOI. Nannix la génère automatiquement depuis votre iPhone.

Pourquoi la fiche de présence est-elle obligatoire ?

La convention collective nationale des assistants maternels du particulier employeur (CCNASNE) impose la tenue d'un document de suivi des heures réalisées. Sans fiche de présence tenue à jour et signée, vous n'avez aucune preuve des heures réellement travaillées en cas de litige.

Elle remplit trois fonctions pratiques :

1. Calcul du salaire mensuel : en comparant les heures contractuelles avec les heures effectivement réalisées, vous identifiez les heures complémentaires à majorer.
2. Base de déclaration PAJEMPLOI : l'Urssaf exige que les heures déclarées correspondent aux heures réellement effectuées. La fiche en est la justification.
3. Document de preuve signé : en cas de contestation, la fiche cosignée par le parent employeur et l'assistante maternelle constitue une preuve recevable.

Que doit contenir une fiche de présence conforme ?

La convention collective ne prescrit pas de format standard, mais les éléments suivants doivent impérativement figurer :

| Colonne | Contenu | |---|---| | Date | Jour, mois, année de chaque journée d'accueil | | Heure d'arrivée | Heure réelle de dépôt de l'enfant | | Heure de départ | Heure réelle de récupération de l'enfant | | Durée journalière | Calcul automatique ou manuel en heures et minutes | | Absence | Motif si l'enfant est absent (maladie, congé parental…) | | Total mensuel | Somme des heures du mois | | Signature | Signature des deux parties en fin de mois |

Une colonne « observations » est facultative mais utile pour noter les événements exceptionnels (accueil exceptionnel, départ anticipé convenu, etc.).

Quelle est la différence entre fiche de présence et bulletin de paie ?

Ces deux documents sont complémentaires mais distincts :

• La fiche de présence est remplie au quotidien, tout au long du mois. Elle enregistre les faits : l'enfant est arrivé à 8h15, il est reparti à 17h45.
• Le bulletin de paie est établi en fin de mois par PAJEMPLOI. Il traduit ces heures en salaire brut, cotisations et salaire net. C'est le document fiscal qui prouve le paiement.

La fiche de présence précède et nourrit le bulletin de paie. Sans fiche, vous ne pouvez pas établir un bulletin de paie juste.

Comment remplir la fiche correctement au quotidien ?

Quelques bonnes pratiques pour éviter les erreurs et les oublis :

• Notez les heures à la minute près. Une assistante maternelle qui dépasse régulièrement de 30 minutes peut accumuler plusieurs heures complémentaires sur le mois.
• Ne complétez pas en avance. La fiche doit refléter les heures réelles, pas les heures prévues au contrat. Si l'enfant part 1 heure plus tôt, notez l'heure réelle.
• Faites signer chaque mois. La signature doit intervenir à la fin du mois, avant le 5 du mois suivant (date limite de déclaration PAJEMPLOI). Une fiche non signée perd une grande partie de sa valeur probante.
• Conservez un double. Le parent employeur garde un exemplaire, l'assistante maternelle aussi.

Comment passer du papier au numérique avec Nannix ?

Tenir une fiche papier présente des risques : perte du document, écriture illisible, erreurs de calcul. Nannix remplace cette fiche par un suivi numérique sur iPhone.

Chaque soir, il suffit de saisir l'heure d'arrivée et de départ. Nannix :

• Calcule automatiquement la durée journalière
• Cumule les heures sur le mois en temps réel
• Signale quand le seuil des heures contractuelles est atteint
• Génère une fiche de présence au format PDF, prête à être signée et envoyée par e-mail

La fiche PDF générée par Nannix est conforme aux exigences de la convention collective et acceptée par PAJEMPLOI.

Retrouvez le guide complet sur l'emploi d'une assistante maternelle, la mensualisation et les heures complémentaires dans notre guide assistante maternelle.

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FAQ — Fiche de présence assistante maternelle

La fiche de présence doit-elle être signée par l'assistante maternelle et le parent ? Oui. La double signature en fin de mois valide le document et confirme l'accord des deux parties sur les heures réalisées. Une fiche signée uniquement par le parent ou uniquement par l'assistante maternelle a une valeur probante moindre en cas de litige.

Que noter quand l'enfant est absent pour maladie ? Notez le motif de l'absence (maladie de l'enfant, par exemple) dans la colonne observations. L'heure de départ reste vide pour cette journée. Cette absence n'est généralement pas déduite du salaire mensuel en raison du principe de mensualisation.

Peut-on utiliser un tableau Excel comme fiche de présence ? Oui, à condition que le document soit imprimé et signé en fin de mois par les deux parties. Un fichier Excel non imprimé et non signé n'a pas de valeur légale en cas de contentieux. L'application Nannix génère une fiche PDF horodatée et exportable, ce qui est plus fiable.

Combien de temps faut-il conserver les fiches de présence ? Au minimum 5 ans, délai de prescription des actions en matière salariale (article L. 3245-1 du Code du travail). Conservez-les avec le contrat de travail et les bulletins de paie.

La fiche de présence sert-elle de justificatif pour la CAF ? En cas de contrôle CAF sur votre droit au Complément de Mode de Garde (CMG), la fiche de présence peut être demandée pour vérifier la cohérence entre les heures déclarées sur PAJEMPLOI et les heures réellement effectuées.